Od 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy w Polsce będą musieli korzystać z nowego systemu fakturowania – KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Jako Twoje biuro rachunkowe przygotowujemy się do tej zmiany i zadbamy, aby cały proces wdrożenia przebiegł spokojnie, jasno i bez zbędnych formalności.
Spis treści:
Co to jest KSeF? (Krajowy System e-Faktur – wyjaśnienie)
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolski system Ministerstwa Finansów do wystawiania, wysyłania i odbierania faktur elektronicznych w ustrukturyzowanej formie (XML).
W skrócie: Zamiast wysyłać faktury e-mailem, w PDF-ach lub w formie papierowej, wszystkie dokumenty będą trafiać do jednego, centralnego systemu.
➡️ KSeF ma na celu uprościć obieg dokumentów, zwiększyć bezpieczeństwo i przyspieszyć księgowanie. Więcej informacji znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/ksef
Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Choć system działa już teraz i można z niego korzystać dobrowolnie, to od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm. Wdrożenie będzie przebiegało etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 roku,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców,
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników (mikroprzedsiębiorców), których sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, czyli tzw. „wykluczonych cyfrowo”.
KSeF – co to oznacza dla przedsiębiorców?
1. Jak będziesz wystawiać faktury od 2026 roku
🔄 Od 2026 r. wszystkie faktury będziesz musiał wystawiać przez KSeF lub program, który jest z nim zintegrowany:
Dla naszych klientów korzystających z SaldeoSMART nic się nie zmieni — nadal będzie można wystawiać tam faktury, ponieważ program ten obsługuje wysyłkę do KSeF.
Jeśli korzystasz z innego narzędzia, sprawdź, czy obsługuje KSeF:
- ✔️ Jeśli tak – możesz nadal z niego korzystać.
- ❌ Jeśli nie – konieczna będzie zmiana programu.
2. Dostęp biura rachunkowego do Twojego KSeF
🔐 Biuro rachunkowe potrzebuje dostępu do Twojego KSeF:
- Dotychczas dostęp nadawany był za pomocą tzw. tokenu 1.0, ale od 1 listopada 2025 r. dostęp udziela się poprzez nadanie uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur oraz token 2.0. O tym, jak to zrobić, poinformujemy Cię w odpowiednim czasie.
📂 Koniec z przechowywaniem i przekazywaniem faktur:
- Nie będziesz musiał przekazywać faktur ani ich przechowywać – dokumenty będą bezpiecznie archiwizowane na serwerach Ministerstwa Finansów i automatycznie dostępne dla nas jako Twojego biura rachunkowego (po udzieleniu dostępu).
3. Co z fakturami zagranicznymi?
🌍 Faktury kosztowe od zagranicznych dostawców to wyjątek – nie trafiają do KSeF:
- Musisz nadal przekazywać je ręcznie – mailowo, papierowo lub przez dotychczasowy sposób.
4. Jakie dokumenty nie trafią do KSeF?
🚨 Wyłączenia z KSeF:
- Faktury konsumenckie (B2C),
- Paragony z NIP do 450 zł,
- Bilety i rachunki uproszczone.
5. Czy muszę coś robić już teraz?
🤔 Nie. Na tym etapie wystarczy, że wiesz, że zmiana nadchodzi i będzie Cię dotyczyć:
- Kolejne kroki przygotujemy dla Ciebie z wyprzedzeniem – poinformujemy Cię, co i kiedy trzeba zrobić.
Przed i po wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur – praktyczne porównanie
| Przed KSeF | Po wdrożeniu KSeF (od 2026 roku) |
| Faktury wystawiasz tradycyjnie: PDF, papier, program. | Faktury wystawiasz tylko przez KSeF lub program zintegrowany. |
| Samodzielnie przekazujesz faktury do biura rachunkowego. | Udzielasz dostępu dla biura do KSeF, aby mogło automatycznie pobierać faktury |
| Musisz samodzielnie archiwizować faktury. | Nie musisz przechowywać faktur – robi to Ministerstwo Finansów |
| Faktury od zagranicznych dostawców przekazujesz ręcznie. | Faktury od zagranicznych dostawców nadal przesyłasz ręcznie (mail, papier lub dotychczasowy sposób). |
Podsumowanie:
- KSeF będzie obowiązkowy od 2026 r. dla wszystkich przedsiębiorców,
- Wszystkie faktury sprzedażowe wystawiasz przez centralny system e-Faktur lub program, który jest z nim zintegrowany,
- Biuro rachunkowe będzie miało dostęp do Twoich faktur po Twoim upoważnieniu. Od 1 listopada 2025 r. dostęp udziela się poprzez nadanie uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur oraz token 2.0 – poinformujemy Cię jak to zrobić,
- Faktury zagraniczne, paragony, bilety, itp. wciąż musisz przekazywać ręcznie,
- Na razie nie musisz podejmować żadnych działań – poinformujemy Cię na bieżąco.
💬 Masz pytania dotyczące KSeF?
Jeśli masz wątpliwości, jak Krajowy System e-Faktur wpłynie na Twoją firmę – skontaktuj się z nami.
Jako Twoje biuro rachunkowe jesteśmy na bieżąco z przepisami i przygotujemy Cię na tę zmianę bez stresu.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o KSeF
Sprawdź, czy producent programu deklaruje integrację z KSeF. Jeśli nie, konieczna będzie zmiana programu przed rozpoczęciem obowiązkowego korzystania z systemu.
Przedsiębiorca może udzielić biuru rachunkowemu dostępu do KSeF w celu wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Ma przy tym dwie możliwości:
1. Pośrednio poprzez biuro: nadając uprawnienia całemu podmiotowi – biuro rozdziela dostęp między swoich pracowników. Nie trzeba każdorazowo wskazywać konkretnych osób.
2. Bezpośrednio konkretnym osobom fizycznym: można wskazać poszczególnych pracowników biura.
Dzięki temu biuro automatycznie może pobierać faktury i wystawiać je w KSeF, a Ty masz pełną kontrolę nad tym, kto ma dostęp.
Faktury kosztowe od zagranicznych firm nie trafiają do KSeF, więc nadal trzeba je przesyłać do biura w dotychczasowy sposób (mail, papier, program).
W większości nie musisz archiwizować faktur — dokumenty sprzedażowe są przechowywane w KSeF. Ale są wyjątki: niektóre dokumenty kosztowe, np. paragony z NIP, nadal musisz archiwizować samodzielnie.
-Faktury B2C (dla klientów indywidualnych)
-Paragony z NIP do 450 zł
-Bilety i rachunki uproszczone
-Zweryfikuj, czy Twój program do faktur obsługuje KSeF.
-Udziel dostępu dla biura rachunkowego.
-Ustal sposób przekazywania faktur zagranicznych, paragonów itp.