Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe?

Przechowywanie dokumentów firmowych jest uregulowane przez różne akty prawne, takie jak Kodeks cywilny, Kodeks spółek handlowych czy ustawy podatkowe.

Zgodnie z tymi przepisami, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania określonych rodzajów dokumentów przez ściśle określony czas. Celem tego obowiązku jest umożliwienie kontroli działalności gospodarczej przez odpowiednie organy oraz zapewnienie prawidłowego rozliczenia podatkowego.

Okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów

Długość przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju oraz celu, dla którego zostały sporządzone. Przykładowe okresy przechowywania dla poszczególnych rodzajów dokumentów to m.in. :

a) Księgi rachunkowe oraz dowody księgowe – zgodnie z ustawą o rachunkowości, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania ksiąg rachunkowych oraz dowodów księgowych przez okres 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym dany dokument powstał. Często takie dokumenty przechowuje biuro księgowe.

b) Dokumenty kadrowe – w przypadku dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników, takich jak umowy o pracę, świadectwa pracy czy karty ewidencji czasu pracy, okres przechowywania wynosi 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia.

c) Faktury oraz inne dokumenty dotyczące rozliczeń podatkowych – przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać faktury oraz inne dokumenty niezbędne do ustalenia podstawy opodatkowania przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

d) Dokumentacja techniczna – w przypadku dokumentacji technicznej, takiej jak instrukcje obsługi czy karty gwarancyjne, okres przechowywania wynosi co najmniej 10 lat od dnia wygaśnięcia gwarancji.

Obowiązki przedsiębiorców w zakresie przechowywania dokumentów

Przedsiębiorca powinien zadbać o odpowiednie warunki przechowywania, takie jak ochrona przed wilgocią, światłem czy dostępem osób nieuprawnionych. Po upływie wymaganego okresu przechowywania przedsiębiorca powinien niezwłocznie zniszczyć dokumenty w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Przedsiębiorca ma obowiązek udostępnienia przechowywanych dokumentów na żądanie organów kontrolnych, takich jak Urząd Skarbowy czy Państwowa Inspekcja Pracy.