Autor:
W poprzednim artykule „KSeF nadchodzi – co to jest i co musisz wiedzieć jako przedsiębiorca?” wyjaśniliśmy, czym jest Krajowy System e-Faktur oraz kogo obejmuje nowy obowiązek.
Teraz nadszedł czas na praktykę. Aby codzienna praca była prostsza i bardziej uporządkowana, warto połączyć KSeF z narzędziem, które nie tylko ułatwia obsługę dokumentów, ale także usprawnia komunikację z naszym biurem rachunkowym. Takim narzędziem jest SaldeoSMART.
W tym artykule omówimy:
1. Dlaczego łączymy SaldeoSMART z KSeF?
Bezpośrednie korzystanie z rządowego portalu KSeF wymagałoby od Państwa logowania się za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu przy każdej fakturze. Dzięki połączeniu systemów:
- Wystawiacie Państwo faktury – w SaldeoSMART
- Faktury zakupowe od dostawców trafiają do Państwa automatycznie
- Zyskujecie Państwo „bezpiecznik” na wypadek awarii systemów rządowych
2. Opcje połączenia (przegląd) – token i certyfiakt
W celu połączenia SaldeoSMART z KSeF dostępne są dwie metody autoryzacji: „Token” oraz „Certyfikat”. Oba rozwiązania umożliwiają integrację systemów zewnętrznych z KSeF, a certyfikat zapewnia pełną funkcjonalność systemu, w tym możliwość pracy w trybach awaryjnych i offline.
Warto jednak podkreślić, że pobieranie faktur przy użyciu certyfikatu wymaga aktywnej pracy w systemie. Dlatego dla jeszcze większej wygody i automatyzacji procesów warto zainstalować token KSeF, który umożliwia wykonywanie tych operacji w tle (jak go dodać znajdziesz tutaj). Połączenie certyfikatu i tokenu pozwala w pełni wykorzystać możliwości SaldeoSMART i KSeF.
W tym artykule zajmiemy się certyfikatami, a w następnym pokażemy jak dodać token.
Dlaczego Certyfikaty, a nie tylko tokeny:
Skoro tokeny też integrują i dają jeszcze możliwość automatyzacji to czemu nie dodać tylko tokenów? Powody są dwa i mają one charakter czysto praktyczny:
- Data ważności: Tokeny generowane w systemie KSeF mają charakter rozwiązania przejściowego — ich ważność jest ograniczona do końca 2026 r. i po tym okresie (jeżeli nie nastąpią zmiany legislacyjne) mają zostać wycofane. Certyfikat KSeF wydawany jest natomiast na okres do dwóch lat, co zapewnia większą stabilność i przewidywalność w dłuższej perspektywie.
- Stabilizacja i ciągłość: Aby móc wystawiać faktury w sytuacjach awaryjnych (gdy serwery Ministerstwa nie działają) i tak potrzebują Państwo certyfikatu offline. Skoro i tak muszą Państwo przejść procedurę jego generowania certyfikatu offline, najprościej jest użyć tej samej technologii do codziennego logowania.
| Kryterium | Token KSeF | Certyfikat KSeF |
| Forma autoryzacji | Token | Certyfikat |
| Okres ważności | Rozwiązanie czasowe – obowiązuje do końca 2026 r. | Ważny 2 lata – po wygaśnięciu wymagane wygenerowanie nowego certyfikatu |
| Możliwość wystawiania faktur offline | ❌ Nie | ✅ Tak |
| Obsługa uprawnień | Możliwość ograniczenia do konkretnych działań (np. wystawiania, odbierania faktur) | Pełne uprawnienia |
| Działanie w tle | ✅ Tak | ❌ Nie |
Rodzaje Certyfikatów
W Krajowym Systemie e-Faktur występują dwa rodzaje certyfikatów:
- Certyfikat typu 1 (uwierzytelniający) – służy do standardowego uwierzytelniania się w systemie KSeF (np. przy wystawianiu i odbieraniu faktur)
- Certyfikat typu 2 (offline) – używany w trybach specjalnych, np. offline24, offline (niedostępność systemu) i trybie awaryjnym (przygotowywanie i podpisywanie faktur, gdy KSeF jest niedostępny).
*Oba certyfikaty trzeba wygenerować osobno; jeden uniwersalny certyfikat nie istnieje.
3. Instrukcja krok po kroku – Jak wygenerować i wgrać certyfikat oraz nadać uprawnienia
Krok 1: Logowanie do KSeF
Zanim będziesz mógł połączyć KSeF z SaldeoSMART, musisz się zalogować. Do tego potrzebujesz Profilu Zaufanego, ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Wejdź na stronę KSeF: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/. Wybierz preferowaną metodę logowania: Profil Zaufany, ePUAP lub podpis kwalifikowany.
- Wybierz identyfikator „NIP firmy”, następnie wpisz go w oknie poniżej
- Kliknij „Uwierzytelnij”.
Krok 2: Generowanie Certyfikatu
- Po zalogowaniu się do panelu, w menu po lewej stronie ekranu znajdź i kliknij „Certyfikaty”, a następnie wybierz „Wnioskuj o certyfikaty”.
- Nadaj certyfikatowi własną nazwę i ustaw hasło. Pamiętaj, aby je zapisać – nie będzie możliwości jego odzyskania.
- Po potwierdzeniu hasła kliknij „Generuj”. Plik zostanie automatycznie pobrany na Twój komputer. To jeszcze nie certyfikat, a klucz prywatny. Zapisz go w bezpiecznym miejscu, ponieważ będzie potrzebny przy dodawaniu certyfikatu do SaldeoSMART.
- Teraz wybieramy przeznaczenie certyfikatu. Na początek, aby powiązać system z SaldeoSMART, wybierz opcję „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”. Możesz również określić datę aktywacji certyfikatu.
- Po dokonaniu wyboru kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.
- Po wysłaniu wniosku pojawi się status „W realizacji”. Po krótkiej chwili kliknij „Odśwież”, aby sprawdzić postęp – powinien pojawić się zielony komunikat potwierdzający zakończenie procesu. Teraz pobierz certyfikat, klikając „Pobierz certyfikat”, i zapisz go w bezpiecznym miejscu.
- Powtórz ten sam proces dla certyfikatu offline: „Podpis linku do weryfikacji wystawcy” (w 4 punkcie generowania certyfikatu wybieramy wtedy tę opcję zamiast „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”) i przejdź do następnych kroków!
Krok 3: Dodanie certyfikatów do SaldeoSMART
Następnym etapem jest dodanie certyfikatu do SaldeoSMART:
- Przejdź do strony „Konfiguracja KSeF”. Znajdziesz ją w prawym górnym rogu strony w zakładce „Konfiguracja”.
- Po kliknięciu zobaczysz stronę z listą Twoich certyfikatów i tokenów. Kliknij „Dodaj certyfikat”.
- Następnie wybierz typ certyfikatu (uwierzytelniający lub offline – potrzebujesz oba) i nadaj własną nazwę certyfikatowi (np. „Certyfikat firmowy – Online” i „Certyfikat firmowy – Offline” – ułatwi to identyfikację).
- Wgraj oba pliki:
- Plik .crt (certyfikat)
- Plik .key (klucz prywatny)
i wprowadź hasło ustawione podczas generowania certyfikatu w KSeF.
- Kliknij „Dodaj” i gotowe!
Dzięki temu SaldeoSMART może odbierać faktury, a Ty wystawiać i wysyłać je do KSeF. Certyfikat offline dodatkowo pozwala wystawiać faktury w trybach awaryjnych i przy niedostępności systemu.
Teraz został ostatni a zarazem najważniejszy i najprostszy krok tej instrukcji – przyznanie uprawnień dla naszego Biura Rachunkowego LUKA.
Krok 4: Nadanie uprawnień dla biura rachunkowego
Dzięki uprawnieniom nadanym w KSeF nasze biuro rachunkowe będzie mogło pobierać Twoje faktury, co znacznie przyspieszy obieg dokumentów między nami. Do ich zaksięgowania będziemy potrzebować jedynie Twojego zatwierdzenia, ale szczegóły tego rozwiązania omówimy już w kolejnym artykule.
A teraz co robić dalej:
- Przejdź ponownie na stronę KSeF: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/. Jeżeli jesteś już zalogowany, w menu po lewej stronie (tam, gdzie widziałeś „Certyfikaty”) odnajdź i kliknij zakładkę „Uprawnienia”, a następnie wybierz „Nadaj uprawnienie”.
- Wybierz „Rodzaj uprawnienia” z listy rozwijanej. Wybieramy opcję: „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”.
- Następnie wpisz NIP naszego biura rachunkowego oraz nazwę i zaznacz zakres uprawnień: „przeglądania faktur”, nie trzeba zaznaczać opcji „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia”.
- Kliknij „Nadaj uprawnienia”.
- Teraz pojawi się zielony komunikat potwierdzający zakończenie procesu.
4. Podsumowanie i co dalej
Gratulacje! Jeśli przeszli Państwo przez powyższe kroki, Państwa firma jest już w pełni przygotowana do współpracy z nami oraz Krajowym Systemem e-Faktur. Mają Państwo:
- Certyfikaty w SaldeoSMART, które umożliwiają odbieranie oraz wystawianie faktur zgodnie z Krajowym Systemem e-Faktur.
- Połączone konto z Biurem LUKA, dzięki czemu możemy pobrać faktury kosztowe, a Państwo dokonują jedynie ich zatwierdzenia.
To co zrobiliśmy teraz to konfiguracja połączenia. Od teraz systemy „rozmawiają” ze sobą. W kolejnym artykule pokażemy, jak w praktyce korzystać z KSeF w SaldeoSMART (wystawianie, odbieranie i zatwierdzanie faktur) oraz jak wygenerować token który umożliwi wykonywanie tych operacji w tle bez Państwa udziału.