KSeF w praktyce – jak wystawiać, odbierać i zatwierdzać faktury w SaldeoSMART

Skoro przeszliśmy już przez teorię i konfigurację systemów, czas na praktykę. W tym artykule wyjaśnimy, jak będzie wyglądał Twój dzień pracy z fakturami w Biurze Rachunkowym LUKA. Dobra wiadomość jest taka, że większość procesów w SaldeoSMART stanie się automatyczna. Zmianie ulegnie jednak Twoja rola w procesie księgowym. Pamiętaj: zanim zaczniesz obsługiwać Krajowy system e-Faktur w SaldeoSMART, potrzebujesz integracji – jak to zrobić znajdziesz w naszym poprzednim artykule: „KSeF integracja – jak połączyć SaldeoSMART z systemem rządowym”.

1. Wystawianie faktur (Sprzedaż) i wysyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur

Materiał wideo:

Opcje wystawiania i wysyłania faktur (Sprzedaż) do KSeF

Wystawianie faktur w SaldeoSMART pozostaję niemal identyczne, jak dotychczas. Zmienia się tylko to jedno. Po wystawieniu i zapisaniu faktury, musisz wysłać ją do KSeF. Masz do wyboru dwie ścieżki:

• Opcja bezpieczna (Zapisz, a potem wyślij) – Najpierw dodajesz fakturę w SaldeoSMART. Jest ona tylko szkicem, możesz ją sprawdzić lub edytować. Dopiero gdy masz 100 % pewności klikasz przycisk „Wyślij do KSeF”. Możesz to zrobić z poziomu faktury oraz listy dokumentów. To rozwiązanie jest jak bufor bezpieczeństwa – w aplikacji rządowej każda zatwierdzona faktura „idzie w świat” natychmiast. Dla zmian pozostaje tylko korekta.

• Opcja szybka (Dodaj i wyślij do KSeF) – Jeśli jesteś pewien danych i chcesz załatwić sprawę jednym kliknięciem, wybierasz opcję „Dodaj i wyślij do KSeF”. Faktura zostanie wysłana do serwerów Ministerstwa Finansów w celu nadania unikalnego numeru identyfikacyjnego.

Ważne: Dopiero w momencie wysyłki dokument trafia do rządowych serwerów. KSeF sprawdza fakturę i odsyła unikalny numer (UPO). Dopóki nie wyślesz faktury, nie jest ona dokumentem księgowym. Możesz ją jeszcze edytować. Po wysyłce droga powrotna jest zamknięta (zostaje tylko korekta). Dla KSeF bardzo ważne są 3 daty na fakturze:

• data wystawienia faktury – determinuje moment, którym można wysłać fakturę do KSeF (w bieżącym miesiącu),
• data wysłania faktury  – nie musi być zgodna z datą wystawienia faktury, ale nie może przekroczyć danego miesiąca  (moment, w którym wystawca faktury spełnia obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej),
• data nadania numeru KSeF – jest istotna dla odbiorcy faktury, mówi o dacie otrzymania przez niego faktury.

Statusy wysyłki faktury do KSeF (Sprzedaż)

Po dodaniu i wysłaniu faktury do KSeF na Liście faktur pojawi się jej status, a Ty od razu możesz sprawdzić, czy jest przetwarzana czy zaakceptowana:

• zegarek – faktura wysłana do KSeF, w trakcie przetwarzania (sprawdzane są prawa użytkownika i poprawność faktury),
• zielony ptaszek – faktura przyjęta przez KSeF, został nadany numer (aby go zobaczyć wystarczy najechać myszką na ikonę),
• czerwony x  – faktura odrzucona, przyczyna odrzucenia po najechaniu myszką na ikonę.

Faktura wystawiona w SaldeoSMART i oznaczona do wysłania do KSeF zostanie sprawdzona przez system. Jeśli pojawi się jakikolwiek błąd na fakturze tzn. nie będzie danych zgodnych z wymogami ministerstwa finansów, to taka informacja pojawi się w okienku w SaldeoSMART, a sama faktura nie zostanie przesłana do rządowej platformy.

2. Odbieranie i zatwierdzanie faktur (Zakupy) z Krajowego Systemu e-Faktur

Materiał wideo:

Odbieranie faktur (Zakupy) z KSeF

To jedna z najważniejszych zmian – od teraz faktury zakupowe pobierasz z KSeF bez konieczności wysyłania/dostarczania ich do biura rachunkowego. Dzięki integracji SaldeoSMART z KSeF (którą mamy już za sobą) każda faktura kosztowa wystawiona na Twój NIP może zostać pobrana do programu, co oznacza, że nie musisz logować się do systemu KSeF. Poniżej wyjaśnienie jak pobierać faktury z KSeF:

1. Na swoim koncie SaldeoSMART, przejdź na „Lista dokumentów” i odszukaj przycisk „Pobierz z KseF” i wybierz „Faktury kosztowe” lub „Faktury sprzedażowe”

2. Wybierz okres za który chcesz pobrać faktury (datę rejestracji faktur w KSeF) i zatwierdź przyciskiem „Szukaj”.

3. Teraz pojawi się lista dokumentów. Na liście znajdują się faktury z KSeF, które można pobrać do SaldeoSMART. Wyszarzone pozycje na liście oznaczają, że faktura została już wcześniej pobrana i znajduje się na liście dokumentów.

4. Przed pobraniem zaznaczonych pozycji nadaj odpowiedni typ fakturom. Swój wybór zatwierdź przyciskiem „Pobierz”.

5. Po zatwierdzeniu akcji przyciskiem „Pobierz” rozpocznie się proces pobierania dokumentów z KSeF. Informacja o pobranych fakturach lub potencjalnym błędzie pobierania pojawi się w „Centrum powiadomień”.

6. Po kliknięciu w komunikat „Pobrane dokumenty” znajdujący się w „Centrum powiadomień” przechodzimy na przefiltrowaną listę dokumentów. Będą tam tylko faktury, które pobrano z KSeF w ramach danego powiadomienia.

Zatwierdzanie faktur (Zakupy) w SaldeoSMART

1. Na liście dokumentów, dokonaj weryfikacji poprawności pobranych faktur nadając im odpowiednie statusy:
   • status oznaczający ZATWIERDZENIE faktury
   • status oznaczający ODRZUCENIE faktury
   • faktura nieoznaczona

2. Jeżeli faktury zostały zweryfikowane i zatwierdzone księgowość widzi status akceptacji i może ewidencjonować zaakceptowane dokumenty.

Automatyzacja pobierania faktur w SaldeoSMART

Aby pobieranie faktur odbywało się w pełni automatycznie (bez potrzeby logowania do Saldeo), konieczne jest wgranie jeszcze „tokena”. Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, jak to zrobić.

1. Zaloguj się do KSeF: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
2. Po zalogowaniu w menu po lewej stronie zakładkę „Tokeny„, a następnie w rozwiniętym menu kliknij przycisk „Generuj token”.
3. Wypełnij formularz: nazwa tokenu – nazwa dla identyfikacji, zakres uprawnień  – wybierz „przeglądanie faktur”.
4. Kliknij niebieski przycisk „Generuj token”

5. System wyświetli token jednorazowo, skopiuj go do SaldeoSMART.

6. W SaldeoSMART przejdź do strony „Konfiguracja KSeF”. Znajdziesz ją w prawym górnym rogu strony w zakładce „Konfiguracja”.

7. W zakładce „Certyfikaty i tokeny”, w sekcji „Tokeny → Tokeny 2.0” wprowadź skopiowany token dla firmy w miejscu „Token dla użytkowników firmy”.

8. Gotowe, masz już wgrany token do automatycznego pobierania faktur z KSeF. Teraz system sam będzie pobierał faktury. Po Twojej stronie zostaje tylko ich zatwierdzenie.

*Jeżeli wolisz używać tylko tokenu zamiast certyfikatu, możesz skorzystać z takiej opcji. Nie musisz wtedy przechodzić całej operacji generowania i wgrywania certyfikatu z poprzedniego artykułu. Token nie daje jednak możliwości wystawienia faktury offline, za to jest prostszy w wygenerowaniu i można ograniczyć jego uprawnienia do konkretnych celów. Przy korzystaniu z tokenu zamiast certyfikatu do codziennej pracy oraz współpracy z nami potrzebujesz jeszcze:

• Nadać uprawnienia w KSeF na nasz NIP – uprawnienia dodajemy zarówno w przypadku certyfikatu i tokenu
• Wygenerować „token”, tak jak opisane powyżej, tylko z dodatkową opcją: „wystawianie faktur” poza „przeglądanie faktur” – teraz to token zamiast certyfikatu będzie służyć do uwierzytelniania, wysyłania i przeglądania faktur w KSeF.

3. Podsumowanie

Po wykonaniu integracji KSeF z SaldeoSMART codzienna praca z fakturami w Biurze Rachunkowym LUKA zmienia się na prostszą, a dzięki wprowadzeniu tokena proces staje się w pełni zautomatyzowany.

W praktyce:

• Faktury sprzedażowe wystawiasz w SaldeoSMART i wysyłasz bezpośrednio do KSeF
• Faktury zakupowe pobierasz z KSeF przez SaldeoSMART – bez konieczności przynoszenia/przesyłania ich do biura rachunkowego.
• Twoja rola sprowadza się głównie do weryfikacji i zatwierdzania dokumentów, a księgowość może je od razu ewidencjonować.

Dzięki zastosowaniu:

• Certyfikatu KSeF – zyskujesz pełną funkcjonalność systemu, w tym możliwość pracy w trybach awaryjnych i offline; rozwiązanie to nie obsługuje jednak automatycznego pobierania faktur w tle,
• Tokenu KSeF – upraszczasz proces autoryzacji oraz automatyzujesz pobieranie faktur, kosztem braku możliwości pracy w trybie offline.

Efekt końcowy to:

• brak ręcznego przekazywania faktur,
• bieżący dostęp do dokumentów,

Jeżeli masz już skonfigurowane połączenie z SaldeoSMART i wybraną metodę autoryzacji, jesteś w pełni gotowy do codziennej pracy z fakturami w nowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur.